Desarrollo de procesos empresariales

Columna vertebral en la que se sostiene el conocimiento el negocio.

Importancia de los procesos para el negocio

Los principales objetivos de desarrollar los procesos del negocio son los siguientes:

• Definir, documentar y difundir las políticas, normas y procedimientos administrativos para todas las áreas.

• Establecer un marco que permita normar adecuadamente las directrices que deben ser seguidas y las acciones en caso de incumplimiento.

• Minimizar los errores producidos por el desconocimiento o mala interpretación de las directrices.

• Mantener un registro documental oficial de los procesos, conocido e independiente de las personas.

Para lograrlo, es necesario desarrollar cada una de las "capas" correctamente y en el orden correcto: 1) políticas, 2) normas y 3) procedimientos.

Definiciones

Políticas:

• Orientación o directriz que debe ser divulgada, entendida y acatada por todos los miembros de la empresa, en ella se contemplan las normas y responsabilidades de cada área de la organización.

• Su principal función es servir de guías para orientar la acción.

• Son lineamientos generales que observar en la toma de decisiones, sobre algún problema que se repite una y otra vez, orientando a la empresa en materia de calidad, medio ambiente, salud y seguridad, etc.

• Son criterios generales de ejecución que complementan el logro de los objetivos y facilitan la implementación de las estrategias.

• Las políticas deben ser dictadas desde el nivel jerárquico más alto de la empresa.

• Deben ser comunicadas a todas las personas dentro de la organización y a aquellas externas que trabajen en nombre de ella.

Ejemplos:

• Política de autorizaciones de desembolsos

• Política de confidencialidad de los datos,

• Política de contratación de personal.

• Política de comunicaciones corporativas.

Normas:

• Modo establecido y acordado de hacer una cosa. Puede tratarse de fabricar un producto, gestionar un proceso, prestar un servicio o suministrar materiales.

• Las normas pueden cubrir un amplio espectro de actividades realizadas por las organizaciones y utilizadas por sus clientes.

• Son elaboradas por personas competentes en su campo y conocedoras de las necesidades de las organizaciones a las que representan: personas como fabricantes, vendedores, compradores, clientes, asociaciones comerciales, usuarios o reguladores.

Ejemplos:

• Normas para el pago de las obligaciones fiscales.

• Normas para la solicitud de los requerimientos.

• Normas de almacenamiento de materiales e insumos.

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Procedimientos

• Método que se implementa para llevar a cabo ciertas tareas o ejecutar determinadas acciones.

• Seguimiento de una serie de pasos bien definidos que permitirán y facilitarán la realización de un trabajo de la manera más correcta y exitosa posible.

• Orientan el paso a paso a seguir para llevar a cabo una actividad correctamente y minimizando los riesgos.

• Establecen las responsabilidades de cada uno de los actores para completar una tarea.

• Determinan las excepciones permitidas.

Ejemplos:

• Procedimiento para el registro y cierre contable.

• Procedimiento de identificación y registro de activos fijos.

• Procedimiento de reposición de caja chica.

Pasos para desarrollar con éxito los procesos

Pasos para desarrollar con éxito los procesos

Pasos para desarrollar con éxito los procesos

Alcanzará el éxito cuando los procesos sean asimilados por los colaboradores de forma natural, actualizando constantemente los elementos que lo componen y facilitando la inducción a los nuevos integrantes del equipo.