Consejos y recomendaciones para comunicarte mejor vía correo electrónico.
Aproveche el asunto del mensaje
Indique el propósito claro del correo en el asunto, evitando utilizar frases que no aclaran su contenido, tales como “En el texto”, “Ver detalles” o correos sin asunto. Si requiere enviar un correo muy corto, redáctelo usando sólo el campo “Asunto” y finalice con las siglas FDM (Fin del Mensaje). Si no espera recibir una respuesta, termine el asunto con las siglas RNN (Respuesta No Necesaria). PSI (Para Su Información) indica que el correo es sólo de índole informativo: utilícelo encabezando el asunto o como primera palabra del texto del correo.
Respete el tiempo de los demás. La responsabilidad sobre los minutos que el destinatario dedicará a leer mensajes es suya
Utilice etiquetas útiles y conocidas
También puede utilizar etiquetas en el asunto, previamente acordadas, que le sirvan de guía rápida tanto a los que reciben el mensaje como a usted mismo, tales como las abreviaturas de las localidades, acrónimos de las áreas funcionales o temas específicos (Ej.: “JD-01-2021: Orden del día próxima Junta Directiva”)
Utilice frases concisas
Es muy útil utilizar frases precisas como “Para su Aprobación” o “Seguimiento”
Utilice los botones de voto
La mayoría de las herramientas de gestión de correo electrónico posee botones de voto con opciones predeterminadas que facilitan la respuesta a un mensaje: Aprobar/Rechazar; Si/No; Si/No/Quizás. ¡Incluso algunas permiten que también cree las suyas!
Sea breve
Para que se lea y se entienda, es preferible usar oraciones cortas. Si el mensaje es largo, divídalo en muchos párrafos para que sea más fácil de leer. Un texto preciso, bien estructurado, ayuda a evitar malentendidos o confusiones. Se puede enviar un mensaje a otros usuarios rápida y fácilmente.
Modere los archivos adjuntos. En ocasiones se envía un archivo adjunto que pudo haber sido incluido como parte del correo
Cuide su redacción
Utilice lenguaje apropiado y evite el humor, el sarcasmo y los insultos fuera de lugar. Resalte sólo palabras o frases clave y evite el exceso de signos de admiración, interrogación o palabras en mayúscula. Utilice los correctores ortográficos.
Racionalice los archivos adjuntos
Si los archivos a enviar se encuentran en una carpeta compartida en la red, no los envíe como anexos. Comprima los archivos adjuntos, es muy fácil hacerlo: seleccionar >>> click derecho >>> Enviar a >>> Carpeta comprimida (en zip). Si requiere enviar fotos, primero baje la resolución de cada una y sólo adjunte las que sean necesarias, muchas veces se adjuntan fotos casi idénticas, que no aportan mayor claridad.
Envíe sólo los correos que sean necesarios… ni más ni menos
Evite enviar correos de índole personal, tales como cadenas, videos, chistes, etc. a través de la cuenta corporativa.
No responda a correos que no requieren respuesta (Por ejemplo: un mensaje de “Gracias” no necesita ser respondido).
No convierta el correo en una herramienta de mensajería instantánea: muchas veces una llamada telefónica puede ser más efectiva.
No utilice el correo para emergencias: en estos casos, haga una llamada. Además, piense muy bien si el correo es la mejor forma de tratar un asunto: evalúe si no es mejor utilizar otras formas de comunicación.
No reenvíe correos informando sobre la existencia de virus, permita a los expertos de tecnología el envío de esas comunicaciones y deje que los sistemas de seguridad se encarguen de filtrar estos contenidos.
Verifique a quien está enviando sus mensajes
Involucre en la lista de destinatarios sólo a las personas o listas de distribución necesarios. También recuerde que puede crear sus propias listas. No haga “Responder a todos” si no es indispensable.
Racionalice el espacio de su buzón
Elimine los correos que no le son necesarios, guarde sólo los que va a requerir. Acostumbre a almacenar en una o varias carpetas personales fuera del servidor los correos muy antiguos y que no requieren ser accedidos desde internet.
Sea específico. Cuando redacte un correo, evite las preguntas abiertas
Administre adecuadamente sus carpetas personales
Guarde sus carpetas personales en una ubicación distinta a la que le ofrece por defecto el sistema (como por ejemplo la carpeta “Mis documentos”) y colóquele un nombre representativo que le permita identificar fácilmente su contenido, tal como “Correos año 2020 pperez”, tanto al archivo de datos como al nombre interno de la carpeta personal. Haga respaldo frecuente de sus archivos de carpetas personales.
Tenga cuidado al comentar sobre el cuerpo del mensaje
Aunque puede resultar muy útil responder sobre el texto del mensaje, puede resultar confuso cuando más de una persona lo hace
Identifique correos indeseados
Los archivos anexos o vínculos en correos de remitentes no conocidos pueden contener amenazas no detectadas por los sistemas de seguridad. Evite abrirlos o asesórese antes de hacerlo y siempre reenvíelos a un técnico especializado.
Siga las normas para las firmas electrónicas establecidas en su empresa
El correo corporativo es una herramienta organizacional, que contribuye a la imagen que otros tienen sobre la empresa y al rendimiento de los sistemas, por ello asegúrese de colocar firmas electrónicas claras y precisas, que cumplan los estándares establecidos por la empresa, evitando dibujos muy pesados, estilos o adornos innecesarios o “emoticonos”.
Evite las cadenas. Algunos correos merecen una conversación continua, pero es poco usual que una cadena se extienda más de tres correos electrónicos. Considere hacer una llamada.
Cuide su correo
No utilice el correo corporativo con propósitos distintos a las funciones propias de la empresa.
No responda a correos no solicitados y de origen desconocido.
No proporcione su dirección de correo en páginas que no conozca o que desconfíe.
Si utiliza el servicio de correo vía internet en un sitio público, no olvide cerrar su sesión cuando termine de utilizarlo.
Maneje sus asuntos personales con una cuenta de correos distinta a cuenta asignada por la empresa.
Asegúrese de que su clave de acceso sea conocida sólo por usted y que no sea fácil de adivinar por otras personas. No proporcione su contraseña a otros.
No imprima correos electrónicos a menos que sea necesario
Si se almacenan adecuadamente, es muy probable que no requiera imprimir un correo electrónico y lo pueda ubicar fácilmente.
Informe de sus ausencias prolongadas
Utilice el asistente para fuera de la oficina cuando tenga que ausentarse por períodos largos de la oficina, indicando claramente la fecha prevista de su regreso y las personas que pueden ser contactadas en su ausencia.